資産管理の担当者なら誰もが抱く夢があります。新入社員のオンボーディングをつまずきなく進め、修理の履歴をすぐに追跡し、従業員が退職するときにはマウス1個に至るまですべて回収することです。
SELLEASEが完成させた「コネクテッドライフサイクル」を通じて、総務チームのリーダー「セリー」の物語から、管理者の一日がどう変わるかをお見せします。
1. [1日目:オンボーディング] 紙の山をスマートフォンに置き換える 🐣
以前のオンボーディングは、倉庫でノートPCを探し回り、署名をもらうための紙の受領書を慌てて印刷する作業でした。管理者は、前回の棚卸で作った古いExcelファイルと突き合わせて、資産の状態を手作業で確認しなければなりませんでした。SELLEASEなら、この手順はペーパーレスになり、すべてスマートフォンで完結します。
- AIによる資産登録:セリーは、新しく購入したノートPCとモニターを、AI登録機能を使うだけで登録します。シリアル番号と仕様を撮影すると、システムが資産情報とカテゴリを自動で入力します。
- QRコードの印刷:SELLEASEの印刷機能でQRラベルを作成し、すぐに端末へ貼り付けます。
- 受領署名の依頼:資産を登録したら、セリーは新入社員にデジタルの「受領確認書」を依頼します。
- 10秒で完了する確認:従業員は新しい会社のメールに届いた署名依頼を確認し、スマートフォンから直接署名します。これで、消えないデジタルの記録が残ります。
- 管理者の安心:セリーは署名済みの確認書を確認し、未署名のものはリアルタイムのダッシュボードで見守ります。
2. [100日目:運用] 「メッセンジャー地獄」から抜け出す 🆘
忙しい業務のさなか、従業員から「ノートPCの画面がちらつく」と報告が入ります。以前なら、「スペックをもう一度教えて」「何のモデル?」といったSlackのメッセージや電話が飛び交いました。SELLEASEなら、依頼から進捗の追跡まですべてが自動化されます。
- サービスデスクのチケット発行:従業員は端末のQRコードをスマートフォンでスキャンし、「修理を依頼」を押して内容を入力します。
- スペックの自動検出:セリーはチケットを開くと、資産のスペックと履歴の全体をすぐに確認できます。詳しい情報が必要なら、チケットに備わったチャットで従業員に確認します。
- すぐに解決:従業員は通知を受け取り、すぐに返信します。セリーはチケットを自分に割り当て、修理を進めます。
- 完了後のレポート:完了すると、従業員に完了の通知が届きます。セリーは従業員からの依頼の履歴をすべてダウンロードして、実績を管理し、保守の傾向を追跡できます。
3. [200日目:棚卸] 全社で完了する「5分棚卸」 🔍
恐れていた年に一度の現物棚卸の時期が来ました。以前は、セリーがフロアをすべて歩き回り、バーコードを一つずつスキャンしなければなりませんでした。SELLEASEなら、体験はまったく違います。
- 従業員主導の棚卸:セリーは「従業員主導の棚卸」を開始します。
- 従業員の参加:全従業員が自分の機器を撮影して、状態を確認します。写真による確認が必要な場合は、QRコードをスキャンして、その場で撮影した資産の写真をアップロードします。
- 棚卸時間を75%削減:席に座ったまま、会社の資産の90%が数分で確認できます。セリーは、見つからない資産のフォローアップと、問題の可能性があるとして指摘された写真の確認だけで済みます。
4. [最終日:オフボーディング] 一つ残らず回収する 🚪
いずれ、従業員が新しい道に進むときが来ます。管理者は、「あの人に何を渡したんだっけ?」とExcelファイルを探し回る必要がもうありません。
- 返却リストの自動抽出:セリーが従業員のプロフィールを開くと、ノートPCからマウスまで、割り当てられたすべての資産の一覧がすぐに表示されます。
- 返却確認書の発行:セリーは「返却確認書」を依頼します。従業員は返却する品目を確認して引き渡し、デジタルの書類に署名します。セリーが最後に副署して、手続きを完了します。
- 資産の再循環:回収したノートPCは自動で「遊休」に分類され、次の新入社員に備えます。
5. おわりに:総務にとってSELLEASEとは? 💡
単に残りの在庫を数えるためのツールではありません。資産の「誕生」(オンボーディング)から「旅立ち」(オフボーディング)まで、ライフサイクルのあらゆる物語を記録してくれる、頼れるパートナーです。
- コスト削減:使われていない資産やライセンスを見つけ出し、会社の予算を節約します。
- 運用の自由:繰り返しの手作業から解放され、より価値の高い管理業務に集中できます。
「まだExcelで資産を管理していますか? SELLEASEですべてをつなげましょう!」 🚀
