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創業初期の企業がまず考えるべきなのは、業務環境です。
メールやドキュメントツールなど、必須となるさまざまなソフトウェアがあります。グループウェアを別途構築・導入する方法もありますが、創業初期の企業はコスト削減と業務効率の両方を考慮しなければならないため、最小限のコストで業務環境を構築する2つの方法を比較してみるとよいでしょう。それが Google Workspace と Microsoft 365 です。
企画、開発、マーケティングなど多様な職種を考えると、基本的な業務環境を整えるうえで Google と Microsoft の環境がどう違うのかを比較しておくことが重要です。試行錯誤を減らせばコストと時間を節約できるので、多くの創業初期の企業がこれを参考に、コストと時間を節約できればと思います。
Google Workspace
Microsoft 365
Google と Microsoft のアプリケーションを比較しました。詳しい理由を以下にまとめています。
Outlook は最高のメールクライアントと評価されています。Microsoft の Exchange プロトコルは Gmail より多くの機能を提供し、企業向けの性能に優れていると言えます。Outlook はグループメールとその設定をまとめて提供しており、Google のように別のグループメニューにアクセスしなくても、簡単にグループメールを設定できます。また、開封確認を標準で設定でき、送信済みメールの取り消し（リコール）やフラグの設定など、さまざまなメール設定が可能です。
カレンダー機能は、予定の登録、招待、共有がスムーズでなければなりません。Microsoft 365 では Outlook と Teams のどちらでもカレンダーを設定できますが、2つのサービスの機能には少し違いがあります。Teams は標準でオンライン会議が設定されており、Outlook は場所の検索機能に問題があります。
一方、Google は社内・社外の会議を問わず、Google Calendar で予定をまとめて共有し、招待するのがとても便利です。Android スマートフォンに最適化されているため、予定の同期もスムーズに動作します。これに対して Outlook は、ときどき同期の問題が起きてモバイルでカレンダーが表示されないことがあり、同僚のカレンダーを追加するユーザーインターフェースも使いにくいです。
Word は韓国で、韓国のワープロソフト「Hangul（.hwp）」と並んで標準として使われている形式です。Google Docs は社内文書をウェブ上で一元管理するには便利ですが、Docs で作った文書は各種の公共事業や提案書などに提出できません。Word は結局購入する必要があるため必須であり、Google Docs は社内 Wiki のように使われることが多いです。ただし、Notion が登場してからは Google Docs を使う頻度が減りました。
今や PowerPoint には Copilot まで搭載されました。ざっくりと文章を書けば、プレゼンテーションにしてくれます。Apple Keynote が唯一の対抗馬でしたが、もう PowerPoint に代わるプログラムはなさそうです。 Google Slides で公式の場でプレゼンテーションをするのは、見たことがないように思います。もちろん、社内の開発チームへの共有や簡単な業務共有には使えます。
Excel が得意なキムさんが社内で一番人気だと言われます。それほど Excel は代替の効かないプログラムです。ただ、スプレッドシートは集計用に使われることが多く、Google Sheet は1つのシートを複数人で管理するときにとても便利です。Excel も同時編集はできますが、バージョン管理やバックアップを誤ると原本を失いかねず、やや危険な面があります。それでも Excel は、関数を活用して CRM や ERP の代わりに使えるほど非常に強力です。
Google Keep は Android アプリとして使っていましたが、OneNote は仕方なく使っています。メニューが直感的でなく、使っていても自動保存されるだけの Word のような感覚です。シンプルさがなく、複雑で重いです。使いこなせば便利そうですが、私がまだうまく使えていない感じです。機能は非常に強力で、セキュリティもしっかりしています。Office との連携がとても良く、文書作成とメモがつながっている感覚です。 Google Keep はメモ帳と同じです。PC で使うには機能がやや弱く、モバイルで簡単なメモを取るには Samsung のメモがとても良いので、使わなくなりました。
私はファイル共有のプログラムを Windows のエクスプローラーに連携して使っています。そしてそのパスをチームメンバーと共有し、文書の原本が共有され、そのまま修正されるように運用しようと努めています。また、PC に文書が残らず、会社の資料がすべてクラウドにあるようにポリシーを作り、文書の一元化を必須で実施しています。この機能は両サービスとも提供していますが、少し違いがあります。
まず容量ですが、Google Drive はビジネスプランの基本でユーザーあたり2TB、プランを上げると5TBまで使えます。 OneDrive は上位プランでも1TBが上限です。このポリシーはかなり前からありますが、それ以上に緩和されていません。そして、マイフォルダ、共有フォルダ、共有機能が OneDrive は使いにくくなっています。 OneDrive をいくら共有してもエクスプローラーに表示されず、長い間探し回って諦めると、翌日になって突然エクスプローラーに表示されます。Google Drive と比べられる UI への改善が必要に思えます。
残念ながら、Google Chat は使ったことがありません。以前 Hangout の頃に使ったことがあり、チャットがうまく動くことは確認しました。Teams はメッセンジャーを超えて、グループウェアの水準にまで届こうとしています。すべてのアプリが Teams アプリの中にあり、さまざまなサードパーティアプリも存在します。休暇の承認や電子決裁など多様な連携が可能で、ビデオ会議も無料です。 ただ、そのせいで少し重いと感じます。
Google Workspace を購入しても、Excel や PowerPoint のために Office 365 の基本機能は購入する必要があります。しかし Office 365 を購入すれば、Google Workspace を購入しなくても済みます。
以下は価格表ですが、とても合理的だと思います。正直なところ、このコストのために韓国の多くのスタートアップが苦しんでいます。Office を使うと Teams（チャット、ビデオ、ワークフローなど）を無料で付けてくれるからです。プランを上げると、使わないさまざまなアプリまでおまけでついてきます。一つひとつが単独で販売できるサービスなのに、パッケージにまとめて一度に提供してくれます。
Google と MS は、業務環境を定義する戦略が異なります。Google はウェブ環境に統合しようとし、MS は Windows 環境に統合しながらウェブも狙っています。また、韓国内外の多くのサービスは Google の SSO には対応していますが、Microsoft の SSO には対応していないことがあります。Google Workspace で設定すれば、韓国内外のさまざまな SaaS サービスを Google ログインボタンを押すだけで使えますが、MS ではメールでの会員登録の手順を踏む必要があります。
多くの創業初期の企業が事前に確認し、自社の業務環境に合わせて設定して、試行錯誤を減らせればよいと思います。
