월말이 되면 총무팀 메신저에 같은 메시지가 반복됩니다. "이번 달 법인차 운행일지 아직 안 내신 분들, 오늘까지 부탁드려요." 차량 수납함에 둔 종이 일지는 칸이 비어 있고, 누가 언제 탔는지는 기억에 의존합니다. 결국 담당자가 카드 사용 내역과 주유 영수증을 맞춰 가며 엑셀을 다시 채웁니다. 🤔
셀리즈는 10월 14일 업데이트에서 이 과정을 바꿨습니다. 차 키에 붙인 QR을 휴대폰으로 스캔하면, 임직원이 그 자리에서 운행일지를 작성할 수 있습니다. 이 글에서는 무엇이 달라졌는지, 그리고 회사에 어떻게 적용하면 좋은지 순서대로 정리합니다.
1. 🚗 법인차량 운행일지, 왜 매달 밀릴까요?
운행일지가 늦어지는 이유는 사람이 게을러서가 아니라 기록하는 순간과 기록하는 도구가 떨어져 있기 때문입니다.
종이 일지: 차 안에 두면 분실되고, 사무실에 두면 운행 직후에 쓰지 못합니다.
공유 엑셀: 운전한 날 바로 PC를 켜야 하고, 여러 사람이 동시에 고치다 보면 행이 꼬입니다.
공용 차량: 여러 명이 번갈아 타니 "마지막에 누가 탔는지"부터 확인해야 합니다.
업무용 승용차는 운행 기록을 근거로 비용을 처리하는 경우가 많아, 기록이 빠지면 결산 때 담당자가 다시 확인해야 합니다. 그래서 운행 기록은 운전한 사람이, 운전하는 그 자리에서 남기는 구조가 가장 정확합니다. 💡
2. 🏷️ QR 라벨을 출력해 차 키에 붙이세요
시작은 간단합니다. 관리자가 법인차량 목록에서 차량을 고르고 QR코드 출력을 누르면 차량별 QR 라벨이 만들어집니다.
유형자산 › 법인차량. 차량을 선택하고 QR코드 출력을 누릅니다. 차량번호·사용자는 예시 값입니다.
🖨️ 라벨에 넣을 정보는 직접 고릅니다
법인차량명, 차량번호, 종류 등 라벨에 인쇄할 항목을 최대 5개까지 고르고 순서를 바꿀 수 있습니다.
회사 로고를 넣을지 뺄지 선택할 수 있습니다.
출력 미리보기 / PDF 저장 또는 PNG 이미지 다운로드로 내려받아 라벨지에 인쇄합니다.
출력한 라벨은 차 키(또는 키 홀더)에 붙이는 것을 권합니다. 차를 쓰려면 키를 받아야 하니, 운행 전에 QR을 지나칠 일이 없습니다. 🔑
QR코드 라벨 출력 창. 인쇄할 항목과 순서를 정하고 PDF 또는 PNG로 내려받습니다.
3. 📱 임직원은 QR을 스캔하고 '운행 시작'만 누르면 됩니다
임직원이 휴대폰 카메라로 차 키의 QR을 스캔하면 법인차량 운행 관리 화면이 열립니다. 별도 앱을 설치할 필요 없이 휴대폰 웹 화면에서 바로 진행됩니다.
임직원 휴대폰 화면. QR을 스캔하면 운행 관리 화면이 열리고, 운행이력 작성에서 출발 정보를 확인한 뒤 운행을 시작합니다. 이름은 가명입니다.
✍️ 운행이력 작성: 확인할 것은 네 가지
운행일자: 오늘 날짜가 기본으로 들어갑니다.
운행 목적: 출·퇴근용, 일반 업무용 중에서 고릅니다.
운전자: 로그인한 임직원이 운전자로 표시됩니다.
시작 계기판: 차량의 현재 계기판 값이 미리 채워져 있어, 실제 계기판과 맞는지만 확인하면 됩니다.
확인이 끝나면 운행 시작을 누릅니다. 같은 화면의 내 운행이력에서는 이 차량을 내가 언제 탔는지 바로 확인할 수 있습니다. 👀
4. 🧾 관리자는 운행이력 탭에서 한 번에 확인합니다
임직원이 남긴 기록은 관리자 화면의 법인차량 상세 › 운행이력 탭에 차곡차곡 쌓입니다. 운행일자, 운전자, 시작·종료 계기판이 한 표에 정리되고, 위쪽에 총 운행 거리가 합산돼 표시됩니다.
법인차량 상세 › 운행이력. 임직원이 QR로 남긴 기록과 관리자가 등록한 기록이 함께 쌓입니다. 이름과 거리는 예시입니다.
관리자가 대신 등록한 운행이력은 운전자와 등록자가 구분되어 기록됩니다. 나중에 "누가 입력했는지"를 따로 묻지 않아도 됩니다.
쌓인 운행이력은 운행기록부 엑셀로 내려받아 결산·증빙 자료로 쓸 수 있습니다(국세청 양식 포함).
같은 차량 상세에서 수리/점검 이력과 보험 이력도 함께 관리하므로, 차량 한 대의 기록이 한 화면에 모입니다.
운행 기록의 세무 처리 기준은 회사마다 다를 수 있으니, 구체적인 적용은 담당 세무사와 확인하세요.
5. ✅ 우리 회사에 적용하는 4단계
차량 등록 확인: 법인차량 메뉴에 회사 차량이 모두 등록돼 있는지 확인합니다. 여러 대라면 엑셀 업로드로 한 번에 올릴 수 있습니다.
QR 라벨 출력·부착: 차량별 라벨을 출력해 차 키에 붙입니다. 라벨에는 차량번호를 꼭 넣어 두면 키가 섞이지 않습니다.
임직원 안내: "차를 쓸 때 키의 QR을 스캔해 운행일지를 작성해 주세요" 한 줄이면 충분합니다. 운행 목적(출·퇴근용/일반 업무용) 구분 기준도 함께 알려 주세요.
월말 확인: 관리자는 운행이력 탭에서 빠진 기록이 없는지 보고, 필요하면 운행기록부 엑셀로 내려받습니다.
