10월 말, 재무팀에서 메일이 옵니다. "내년 IT 예산안, 다음 주까지 부탁드립니다." 작년 파일을 열어 보니 소프트웨어 항목은 '전년 대비 +10%' 한 줄뿐입니다. 그런데 막상 들여다보면 질문이 꼬리를 뭅니다. 디자인 툴 라이선스는 몇 개를 사서 몇 명이 쓰고 있지? 지난달 퇴사한 세 명의 계정은 정리됐나? 법인카드로 팀마다 따로 결제하는 SaaS는 몇 개나 되지? 🤔

소프트웨어 예산은 한 번 정해지면 1년 내내 그대로 나갑니다. 그래서 예산을 짜기 전 2~3주가 낭비를 줄일 수 있는 가장 좋은 시점입니다. 이 글은 IT 담당자가 내년 예산안을 만들기 전에 점검할 항목을 순서대로 정리한 체크리스트입니다.

1단계: 🧾 흩어진 구매 내역을 한 장으로 모으기

점검의 출발점은 "우리 회사가 돈을 내고 있는 소프트웨어 전체 목록"입니다. 대부분 이 목록이 한곳에 없다는 데서 문제가 시작됩니다.

• 회계 장부·법인카드 내역: 최근 12개월 결제 내역에서 소프트웨어·클라우드·구독 성격의 거래를 모두 뽑습니다. 달러 결제, 소액 반복 결제를 놓치지 마세요.
• 구매 계약서·견적서: 연 단위 계약, 영구 라이선스와 유지보수 계약을 따로 표시합니다.
• 팀별 자체 결제: 마케팅·디자인·개발팀이 각자 결제하는 SaaS를 팀장에게 직접 확인합니다.

목록에는 최소한 제품명 · 계약 형태(구독/영구) · 수량 · 결제 주기 · 갱신일 · 담당 부서 · 관리자 계정을 적습니다. 이 일곱 칸만 채워도 예산 회의에서 받을 질문의 절반은 답할 수 있습니다. 💡

2단계: ⚖️ 산 것과 쓰는 것 비교하기

구매 수량을 알았다면 이제 실제 사용량과 맞춰 봅니다. 여기서 보통 세 가지 유형이 드러납니다.

💤 설치는 됐지만 쓰지 않는 라이선스

PC에 깔려 있지만 몇 달째 실행 기록이 없는 소프트웨어입니다. 설치 여부만 보는 관리로는 찾을 수 없고, 실행 시간·마지막 사용일을 봐야 합니다.

👻 주인이 없는 계정

퇴사자·휴직자·부서 이동자에게 배정된 채 남아 있는 SaaS 계정입니다. 인사 명단과 계정 목록을 나란히 놓고 대조하면 바로 보입니다.

🔁 기능이 겹치는 도구

화상회의, 협업 문서, 디자인 툴처럼 팀마다 다른 제품을 쓰는 경우입니다. 통합하면 수량을 줄이고 협상력도 생깁니다.

판단 기준은 회사마다 다르지만, 예를 들어 "최근 90일간 실행 기록 없음"처럼 기준을 하나 정하고 해당 라이선스를 회수 후보로 표시해 두면 이후 논의가 빨라집니다.

3단계: 📅 갱신 캘린더 만들기

많은 SaaS는 기본값이 자동 갱신입니다. 갱신일이 지나고 나서야 알게 되면 1년치를 다시 내야 할 수 있습니다. 😱

1. 1단계 목록의 갱신일을 월별 캘린더로 옮깁니다.
2. 계약서에서 해지 통보 기한(예: 갱신 30일 전까지 서면 통보)을 확인해 함께 적습니다.
3. 갱신 60일 전에 사용량을 다시 보고 수량 조정·해지·재협상 여부를 정하도록 담당자 알림을 걸어 둡니다.
4. 내년 상반기에 갱신이 몰려 있다면, 그 금액이 예산 어느 분기에 잡히는지 재무팀과 맞춥니다.

4단계: 💰 내년 수요를 반영해 예산안 만들기

정리된 현황에 내년 계획을 더하면 근거 있는 예산안이 됩니다.

• 인원 계획: 채용·퇴사 예상 인원을 반영해 필요한 라이선스 수를 다시 계산합니다.
• 회수분 재배정: 2단계에서 찾은 미사용 라이선스를 신규 입사자에게 먼저 배정하면 추가 구매가 줄어듭니다.
• 신규 도입 후보: AI 도구처럼 새로 도입할 구독은 시범 기간과 평가 기준을 함께 적어 둡니다.
• 가격 변동: 공급사의 요금 인상 공지, 환율 영향을 받는 해외 결제 비중을 따로 표시합니다.

예산안에는 "전년 대비 몇 %"보다 "제품별 수량 × 단가, 회수로 줄인 수량"을 보여 주는 편이 설득력이 높습니다.

5단계: 🔄 1년에 한 번이 아니라 상시로 보이게 만들기

엑셀로 한 번 정리해도 석 달이면 다시 어긋납니다. 사람은 들어오고 나가고, 팀은 새 도구를 결제하기 때문입니다. 그래서 점검의 마지막 단계는 현황이 자동으로 갱신되는 구조를 만드는 것입니다.

셀리즈 IT자산관리는 PC에 설치된 에이전트가 설치 소프트웨어와 실행 시간을 수집해, 산 것과 쓰는 것을 한 화면에서 비교할 수 있게 합니다. 소프트웨어 상세 화면에서는 퇴사(삭제) 처리된 구성원이 아이콘으로 표시돼 회수 대상을 바로 찾을 수 있습니다. 라이선스 화면의 비용 최적화에서는 최근 30일 동안 쓰지 않은 라이선스와 연간 절약 가능 금액을 제품별로 확인할 수 있습니다. 노트북·모니터 같은 유형자산도 같은 원장에서 관리하면, 장비 예산과 소프트웨어 예산을 한 번에 검토할 수 있습니다.

소프트웨어 비용이 새는 지점을 더 알고 싶다면 소프트웨어 비용 낭비의 주범, 절감 방법은?도 함께 읽어 보세요. 👀

✅ 예산 회의 전 최종 체크리스트

• □ 최근 12개월 소프트웨어·SaaS 결제 내역을 모두 모았다
• □ 제품별 수량·갱신일·담당 부서·관리자 계정을 정리했다
• □ 미사용 라이선스 기준을 정하고 회수 후보를 표시했다
• □ 퇴사자·휴직자 계정을 인사 명단과 대조했다
• □ 기능이 겹치는 도구를 찾아 통합 여부를 검토했다
• □ 갱신일과 해지 통보 기한을 캘린더에 넣었다
• □ 내년 인원 계획과 신규 도입 후보를 반영했다

💬 자주 묻는 질문

SaaS 점검은 얼마나 자주 해야 하나요?

전체 점검은 예산 편성 전 연 1회가 기본이고, 갱신일이 다가오는 제품은 갱신 60일 전에 개별로 보는 것을 권합니다. 사용 현황이 자동으로 수집되면 분기마다 짧게 확인하는 것으로 충분합니다.

미사용 라이선스를 회수하면 직원들이 불편해하지 않을까요?

회수 전에 해당 사용자에게 사용 여부를 먼저 묻고, 필요하면 다시 요청할 수 있는 절차를 안내하면 마찰이 적습니다. 기준(예: 90일 미사용)을 미리 공지해 두는 것도 도움이 됩니다.

영구 라이선스도 점검 대상인가요?

네. 영구 라이선스는 추가 비용이 없어 보여도 유지보수 계약이 매년 갱신되는 경우가 많고, 설치 수가 보유 수량을 넘으면 라이선스 위반 문제가 생길 수 있습니다. 보유 수량과 설치 수를 함께 확인하세요.

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